Privacyverklaring

Wie zijn wij?

Modudek is een dienst van Creative Communication, Koerselsesteenweg 192, 3582 Koersel, ondernemingsnummer BE 0683.857.720. Vragen over privacy? Mail naar info@modudek.be.

Twee rollen

Voor de gegevens van bezoekers van deze website en van onze eigen klanten (wie een Modudek-account heeft) zijn wij verantwoordelijk. Daarover gaat deze verklaring.

De gegevens die onze klanten in Modudek bewaren over hun eigen klanten (contacten, afspraken, berichten, bestellingen) verwerken wij alleen in hun opdracht. Daar is de klant verantwoordelijk en zijn wij verwerker. Die afspraken staan in onze verwerkersovereenkomst (modudek.be/verwerkersovereenkomst).

Gebruikt een klant Leveringen, dan bewaren we in zijn opdracht ook de naam en handtekening van wie een levering in ontvangst neemt, het tijdstip, een onherkenbaar gemaakt (gehasht) IP-adres, het toestel en foto's van de levering. Het doel is het bewijs van ontvangst; de klant bewaart ze even lang als de boekhoudstukken waar ze bij horen.

Welke gegevens en waarom

• Aanvraagformulier: naam, zaak, e-mail, telefoon, sector, gekozen pakket en je bericht. Om je te contacteren over Modudek (gerechtvaardigd belang en jouw verzoek).
• Account: naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld) en de codes voor tweestapsverificatie. Om de dienst te leveren en je account te beveiligen (overeenkomst).
• Aanvaarding van de voorwaarden: tijdstip, versie, een onherkenbaar gemaakt IP-adres en je browser. Als bewijs van wat we afspraken (gerechtvaardigd belang).
• Facturatie: bedrijfsnaam, adres, btw-nummer en betaalgegevens. Betaalkaarten worden verwerkt door Stripe; wij zien je volledige kaartnummer nooit (wettelijke verplichting en overeenkomst).
• Domeinnamen: de houdergegevens (naam, onderneming, adres, e-mail, telefoon) die de registratie vraagt. Die gaan naar onze registrar en de beheerder van de extensie (overeenkomst en wettelijke verplichting).
• E-mail op je eigen domein: mails die je ontvangt op een doorstuuradres passeren onze systemen om ze door te sturen. We bewaren de inhoud niet, enkel datum en resultaat (overeenkomst).
• Beveiliging: IP-adressen en technische gegevens om misbruik van formulieren tegen te gaan en aanvallen te weren, onder meer door de firewall van onze hosting (gerechtvaardigd belang).
• Voorbeeldwebsite (modudek.be/website-met-chatgpt): de gegevens van je zaak en de teksten die je plakt, en een onherkenbaar gemaakt IP-adres tegen misbruik. Om je voorbeeld te tonen; we bewaren het 7 dagen en wissen het daarna automatisch (jouw verzoek). Wij sturen niets naar ChatGPT: dat gebruik je zelf.
• Partners (bureaus en boekhouders): naam, logo, website, teamleden, gekoppelde klanten en commissie. Om het partneraccount te laten werken en de commissie te berekenen en uit te betalen (overeenkomst).
• Aanbevelen: je persoonlijke code, en welke nieuwe klant via jouw code klant werd, met de beloning. Om beiden de gratis maand te geven (overeenkomst). Wie aanbeveelt, ziet enkel aantallen, geen namen.

Met wie we gegevens delen

We verkopen nooit gegevens. We werken met deze dienstverleners, die alleen doen wat wij vragen:

• Supabase: database, login en bestanden, servers in Frankfurt (EU).
• Vercel: hosting van de website en de app, met firewall.
• Resend: verzenden en ontvangen van e-mails.
• Stripe: betalingen en facturen.
• Anthropic: AI-functies, zoals website-teksten schrijven, de chat op websites en de AI-assistent die antwoorden, taken en werkbonnen als concept voorbereidt (alleen de gegevens die daarvoor nodig zijn; Anthropic gebruikt ze niet om zijn modellen te trainen).
• Hostinger: registratie en DNS-beheer van domeinnamen, servers in de EU.
• Hostinger Mail: de mailboxen die je via Modudek neemt (adres en inhoud van je mails).
• CM.com: verzenden van herinneringen en bevestigingen voor afspraken per sms of WhatsApp, als een klant die gebruikt (Nederland, EU). WhatsApp-berichten lopen via Meta Platforms Ireland.
• OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, Verenigd Koninkrijk): de ligging op de kaart opzoeken van het bedrijfsadres dat je op je website zet, zodat Google en kaartdiensten je zaak juist plaatsen (enkel dat adres, geen gegevens van je klanten).

Waar een dienstverlener gegevens buiten de Europese Unie verwerkt, gebeurt dat met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een andere geldige garantie.

Als de wet het verplicht, bijvoorbeeld op vraag van een rechter of de politie, geven we gegevens door aan de bevoegde overheid.

Met een partner (bureau of boekhouder), maar alleen als de klant die partner zelf toegang geeft. De klant kan die toegang altijd intrekken.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Aanvragen zonder klantrelatie: maximaal 2 jaar.
• Accountgegevens: zolang je klant bent, en daarna 3 maanden zodat je je gegevens nog kunt ophalen.
• Bewijs van aanvaarding van de voorwaarden: zolang er over de overeenkomst een geschil mogelijk is, maximaal 10 jaar na het einde ervan.
• Logboek van doorgestuurde mails (datum en resultaat): 12 maanden.
• Facturen: 7 jaar, zoals de wet vraagt.

Cookies

Deze website gebruikt geen advertentie- of volgcookies. In de app gebruiken we alleen cookies die nodig zijn om ingelogd te blijven, de tweestapsverificatie te onthouden en je taal en laatst geopende werkplek te onthouden.

Jouw rechten

Je kunt je gegevens altijd inkijken, laten verbeteren of laten wissen, je verzetten tegen een verwerking of je gegevens opvragen in een bestand. Mail naar info@modudek.be; we antwoorden binnen een maand.

Je kunt je account ook zelf verwijderen via Mijn account. Werkruimtes waarvan je het enige lid bent, worden dan mee gewist, met alles wat erin staat (zoals contacten, offertes en facturen). Download dus eerst wat je wettelijk moet bewaren, zoals je facturen. Ben je eigenaar van een werkruimte met andere leden, een lopend abonnement of een domeinnaam, of heb je een partneraccount, dan regel je dat eerst; de app toont wat er nog moet gebeuren. Wat wij zelf wettelijk moeten bewaren, zoals onze facturen aan jou, houden we bij zolang dat nodig is.

We nemen geen beslissingen over jou die enkel op automatische verwerking steunen.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Beveiliging

Verbindingen zijn versleuteld (https), wachtwoorden worden nooit leesbaar opgeslagen, tweestapsverificatie is verplicht en elke klant ziet alleen zijn eigen gegevens. Toegang tot de gegevens is beperkt tot wie die nodig heeft. Bij een datalek handelen we volgens de wet en verwittigen we wie dat moet weten.